Rechtsanwaltskanzlei: Was tun in der Krise?

von | Apr 14, 2020

Die  RECHTSANWALTSKANZLEI: WAS TUN IN DER KRISE?

 

Die aktuelle Krise hat auch die Rechtsanwälte schwer getroffen. Im Wesentlichen gibt es drei Bereiche zu beachten, denen jetzt besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden muss. Dann lassen sich auch die Chancen nutzen, die eine solche Situation bietet. Wie sagte schon Winston Churchill: „Never waste a good crisis“.

Vorneweg: Eine Krise ist immer auch eine gute Gelegenheit, außerhalb des üblichen Kanzlei-Alltags das Unternehmen besser zu machen. Aus Angst vor klaren (und manchmal harten) Entscheidungen wird über manche Missstände ewig hinweggesehen. In Krisenzeiten werden aber genau solche Entscheidungen gefordert. Also eine gute Gelegenheit, sich von unliebsamen Geschäftsfeldern, mühsamen Mandanten oder falschen Mitarbeitern zu trennen oder überholte Werbeverträge endlich aufzukündigen. Als erste Maßnahme um das Überleben des eigenen Unternehmens (und damit der Arbeitsplätze) zu sichern, bedarf es aber eines anderen Schrittes.

 

Cash-Flow is King

Den Teilnehmern aus unseren letzten beiden Bootcamps für Rechtsanwälte, die sich unsere Ausführungen zu den sogenannten „Cash Buffer Days“ zu Herzen genommen haben, navigieren nunmehr relativ entspannt durch die Krise und können sich primär den daraus ergebenden Chancen widmen. Wer allerdings ohne Liquiditätsreserve von zumindest 4 Monaten unterwegs ist, für den kommt dieser Ratschlag zu spät. Es muss aktuell damit gerechnet werden, dass angelaufene Honorare nicht oder zumindest vorläufig nicht gezahlt werden. Um Liquidität für die unbedingt notwendigen Bereiche (Haftpflichtversicherung, Kammerbeiträge, Gehälter, etc.) zu haben, muss jetzt jede Ausgabe genau auf den Prüfstand genommen werden.

Jede Zahlung, die nicht unbedingt sofort getätigt werden muss, sollte aufgeschoben werden. Selbst wenn diese aktuell noch gezahlt werden könnte, kommt bei jedem Unternehmen der Zeitpunkt – wenn keine Zahlungen mehr rein kommen – an dem die wichtigsten Zahlungen nicht mehr getätigt werden können. Vereinbaren Sie mit allen Gläubigern (insbesondere bei Steuern und Sozialabgaben) Stundungen. Sollten Sie die Liquiditätsreserve nicht benötigen, können Sie immer noch zahlen. Umgekehrt, nutzen Sie die verhandlungsfreie Zeit, um ALLE Akten abzurechnen. Alles was jetzt noch reinkommt, wird Ihnen zusätzliche Liquidität verschaffen. Sichern Sie sich langfristig Ihre Liquidität!

 

Führung

Wenn der Chef nervös wird, wird das ganze Team nervös. In der Krise ist Mitarbeiterführung noch viel wichtiger, weil den Mitarbeitern das Grundbedürfnis nach Sicherheit abhandengekommen ist.

Krisenregel Nr. 1: Zeigen Sie Präsenz. Wenn der Chef als Erster das Boot verlässt, verunsichert dies die Mannschaft extrem. Idealerweise reden oder telefonieren Sie mit allen Mitarbeitern täglich, zumindest aber mehrmals pro Woche, auch mit denen die in Urlaub oder Kurzarbeit sind.

Krisenregel Nr. 2: Nehmen Sie Ihren Teammitgliedern so gut wie möglich Angst und Stress. Das Mittel dazu ist konsequente und möglichst klare Kommunikation. Die Mitarbeiter sollen die von Ihnen gewählten Maßnahmen möglichst im Vorfeld mitgeteilt bekommen und nicht von plötzlichen Spontanaktionen überrascht werden. Die Mitarbeiter müssen den Sinn Ihrer Maßnahme erkennen und verstehen: Nämlich, dass diese Maßnahme im Sinn der Gruppe (des Teams) ist um das Gefühl zu erhalten, dass die Krise für das Unternehmen überwindbar ist (wenn auch mit Schmerzen).

Krisenregel Nr. 3: Halten Sie sich an die gesetzlichen Vorgaben und Empfehlungen. Was zu tun ist, ist zu tun. Ihre Mitarbeiter sind mit zahlreichen, unterschiedlichen Informationen versorgt – wenn sich Ihre Kanzlei nicht daranhält, wächst das Misstrauen. Nehmen Sie Sicherheitsbedenken Ihrer Mitarbeiter ernst und kommen Sie diesen soweit wie möglich entgegen. Die Mitarbeiter müssen sich auf die Korrektheit und Handlungsfähigkeit des Chefs verlassen können. Dennoch muss immer klar sein, dass die von Ihnen getroffenen Maßnahmen kein demokratischer Akt sind, sondern ausschließlich von Ihnen getroffen werden. Werden Sie unsicher, wird Ihr Team unsicher. Sind Sie ruhig, wird Ihr Team ruhig.

 

Chancen nutzen

Wenn Liquidität sichergestellt ist und Ihre Mitarbeiter gut geführt werden, können Sie sich um die Chancen dieser Krise kümmern. Es hat nicht lange gedauert, bis die ersten juristischen Beiträge zu den aktuellen Problemen in Interviews, auf Websiten und in den sozialen Medien geteilt werden. Suchen Sie sich Ihre Zielgruppe (Unternehmer, Selbstständige, Arbeitnehmer, Vermieter, Mieter oder was auch immer) und finden Sie deren aktuelle, juristischen Probleme.

Nutzen Sie Kontakte zu Ihrer Zielgruppe und versetzen Sie sich in diese hinein, damit Sie möglichst exakt deren Probleme und das konkrete juristische Bedürfnis erkennen. Treten Sie mit Ihren juristischen Ratschlägen auf Ihren Online-Kanälen (Website, Facebook, LinkedIn, etc.) in Vorlage und stellen Sie diese kostenlos zur Verfügung. Niemand mag Anwälte, die nur verkaufen wollen. Achten Sie zuerst darauf, was Sie an kostenlosem Mehrwert Ihrer Zielgruppe zur Verfügung stellen können. Solche Artikel werden zwischen den Betroffenen gerne auch weiterempfohlen oder auf Facebook, LinkedIn oder per WhatsApp geteilt. Ist erst das Vertrauen in Sie und Ihre Kompetenz aufgebaut, werden Sie später im Ernstfall auch beauftragt.

Durch die Krise werden bestimmte juristische Geschäftsfelder verschwinden, aber auch neue auftauchen. Entwickeln Sie ein Gespür für die Marktbedürfnisse. Dann werden Sie erfolgreicher denn je aus der Krise hervorgehen. Angeblich wurden auch 80% der Fortune 500-Unternehmen in einer Krise gegründet.

Beitrag: Anwalt aktuell 2/20

 

Boot-Camp

Wer sich näher für die Themen Cashflow, Führung oder Kanzlei-Marketing interessiert, kann beim nächsten Bootcamp für Rechtsanwälte am 16./17.10.2020 in Wien teilnehmen. Für die Unternehmerthemen in einer Rechtsanwaltskanzlei haben wir spezielle Trainigns für Anwälte entwickelt.

Nähere Informationen finden Sie hier.

Zeitmanagement für Rechtsanwälte

 

Viele Rechtsanwälte arbeiten mehr als Sie wollen und gesund ist. Effektives Zeitmanagement ist ein Tool, diesen Engpass zu verbessern.

 

Work smarter, not harder

Vorneweg: Ich bin kein Fan von 24-jährigen Absolventen die mitteilen, dass ein 40 Stunden-Job nicht in ihre Work-Life-Balance passt. Und dennoch blutet mir das Herz, wenn ich sehe, wie viele Kollegen sich fast zu Tode arbeiten, oft auch am Wochenende. Vieles davon ist hausgemacht. Ich weiß, wovon ich spreche. Ich habe vieles von meiner Familie nicht mitbekommen, weil ich am Wochenende regelmäßig Akten bearbeitet habe. Die To Do-Liste wurde irgendwie nie fertig. Einige Tools die ich kennenlernen durfte, kamen leider ein paar Jahre zu spät. Aber: besser spät als nie. Mit weniger arbeiten mehr Output – klingt nett, aber wie soll das gehen? Erst als ich die Unterscheidung zwischen WICHTIG und DRINGEND lernte wurde mir klar, dass dies der Schlüssel war.

 

Was machen erfolgreicher Unternehmer anders? 

Der Unterschied zwischen erfolgreichen und nicht-erfolgreichen Unternehmen können Sie anhand dieser Matrix betrachten. Im Wesentlichen gibt es vier Quadranten, in die sich alle unsere Tätigkeiten einordnen lassen. Selten wird die eigene Tätigkeit (oder der konkrete Akt) einem Quadranten zugeordnet. Man arbeitet einfach vor sich hin. Wenn jemand anruft, ruft eben jemand an. Dies und viele tägliche „Kleinigkeiten“ mehr lassen Sie über einen länger andauernden Zeitraum irgendwann vielleicht sogar im Burn-out enden. Es hilft außerdem enorm, für sich selbst eine Analyse zu machen, welchen dieser Quadranten nicht nur die konkrete Tätigkeit zugeordnet wird, sondern auch der konkrete Fall des Mandanten. Arbeiten Sie im falschen Quadranten, wird Ihre Kanzlei weit unter seinen Möglichkeiten bleiben. Studien haben ergeben, dass der mittel- und langfristige Unterschied über Erfolg oder Misserfolg darin liegt, dass man mehr im Quadranten B statt im Quadranten C arbeitet. Doch was bedeutet das konkret?

Wichtig oder dringend? 

Diese Unterscheidung ist entscheidend. Den sollten nicht nur Sie als Chef kennen und beherzigen, sondern auch jeder Mitarbeiter. Sonst wird sinnlos Zeit und Geld verbrannt. Wichtig bedeutet, dass die Arbeit, wenn sie erledigt (oder auch nicht erledigt wird) eine große Auswirkung auf die Kanzlei hat, z. B. hohe Umsätze oder auch hohe Schäden. Dringend bedeutet, dass die Tätigkeit ab einem gewissen Zeitpunkt ihren Sinn verliert, z. B. Fristen nach Fristende zu erledigen.

 Dinge die WICHTIG und DRINGEND sind (A-Quadrant) werden in der Regel von allen Kanzleien erledigt, sonst gehen sie pleite. Wer Fristen über Millionenbeträge nicht einhält, wird kaum lange am Markt bestehen können. Diese Aufgaben werden meist intuitiv erledigt.

Der B-Quadrant beinhaltet Aufgaben die WICHTIG aber nicht DRINGEND sind. Dazu zählen viele Unternehmeraufgaben, Fortbildungen oder beispielsweise Networking. Diese Aufgaben bringen meist keine unmittelbaren kurzfristigen Ergebnisse, haben aber auf längere Sicht gesehen enorme Auswirkungen. Wichtige Dinge, wie die Arbeit an der Kanzlei werden oft aufgeschoben, um einige dringende Dinge zu erledigen. Ob Unternehmen mittel- und langfristig erfolgreich sind, hängt davon ab, ob mehr Tätigkeiten im B-Quadranten erledigt werden anstatt Aufgaben im C-Quadranten.

Typischerweise finden die meisten Tätigkeiten im C-Quadranten statt. Für Mandanten ist ihr eigener Fall natürlich immer der Wichtigste. Bei der Priorisierung welchen Akt Sie in der Kanzlei bearbeiten, sind Sie gut beraten, die Prioritätenliste nicht nur nach Dringlichkeit, sondern auch nach Wichtigkeit zu ordnen. Ein neues Mandat bei dem morgen die Frist für den Einspruch abläuft, ist vielleicht weniger wichtig als das längst fällige Mitarbeitergespräch oder die unternehmerische Fortbildung. Wenn Sie es nicht lassen können, unwichtige Mandate anzunehmen, schauen Sie auf jeden Fall dazu, dass Sie Mitarbeiter haben, die diese Dinge für Sie ordentlich erledigen.

Der D-Quadrant sollte eigentlich keiner Erwähnung wert sein. Dennoch werden Sie bei einer genaueren Analyse feststellen, dass ein nicht unbeträchtlicher Teil der Zeit in Ihrer Kanzlei für diesen Quadranten aufgewendet wird. Die Sekretärin, die stundenlang an der richtigen Formatierung im Web-ERV arbeitet, die jahrelange Betreibung von eigenen Bagatellexekutionen oder das Sortieren von Akten bevor diese ins Archiv gebracht werden – kommt Ihnen das bekannt vor? Mit diesen Tätigkeiten können Sie eine Armada von Mitarbeitern beschäftigen - zum Kanzleierfolg werden diese aber nicht beitragen. Im Gegenteil: Diese sollten Sie so schnell als möglich einstellen, sonst kann dadurch eine ernste Gefahr für das Unternehmen entstehen.

 

Was tun? 

Schauen Sie sich genau an, was Sie den ganzen Tag machen. Vermutlich wird weit mehr als die Hälfte nicht in die Kategorie „wichtig“ fallen. Auch Ihre bestehenden Fälle durchzugehen, wie wichtig das Mandat wirklich für die Kanzlei ist, kann zu spannenden Erkenntnissen führen. Wenn Sie erfolgreich an Ihrer Kanzlei arbeiten wollen, packen Sie das NICHT auf Ihre wöchentliche To Do-Liste DAZU. Das werden Sie nicht durchhalten. Schaffen Sie zuerst zeitliche Kapazitäten für die wichtigen Dinge. Eine gute Möglichkeit ist dabei, nicht dringende nicht wichtige Dinge einzustellen oder zumindest zu delegieren. Diese Freiräume können Sie dann für wirklich wichtige Dinge nutzen – egal, ob in der Kanzlei oder auch private Dinge, die oft aufgeschoben werden, weil sie nicht dringend sind. Vorsicht: man neigt nach den ersten geschaffenen Freiräumen schnell wieder in das gewohnte Fahrwasser zu rutschen, wenn man nicht achtsam bleibt. Viel Spaß beim Ausprobieren.

 

Beitrag: anwalt aktuell 1-2/2021

 

Bootcamp

Wer sich näher für die Themen Cashflow, Führung oder Kanzlei-Marketing interessiert, kann beim nächsten Online-Kurs "Bootcamp für Rechtsanwälte" teilnehmen. Für die Unternehmerthemen in einer Rechtsanwaltskanzlei haben wir spezielle Trainings für Anwälte entwickelt.

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